エンジニアのタスク管理を掘り下げると処理フローが見えてくる

効率を良くするための断捨離

部屋の片づけと同じで、仕事の断捨離はとても効果的な方法です。これを行うだけでもかなりタスクはすっきりするかもしれません。まず、全ての仕事の中からやる必要のないものや、既に終わっているものを徹底的に消していきましょう。いるかいらないかわからない曖昧なタスクも可能であれば思い切って捨ててしまいましょう。自分の判断で決められないものがあれば、他の人に相談してすぐに処理するようにします。残るタスクは、確実に自分が行わなければならないものばかりになるはずです。

小さいタスクを先に済ませる

タスクの断捨離が終了したら、次は検収すべき仕事があれば先にそれらを行いましょう。それが終わらないと他の人のタスクも完了せず、後が詰まってしまいます。さらに、終了報告をするだけのタスクがまだ残っているならば、それを残しておく意味は全くないので終わらせてしまいましょう。そこまでやった段階で、いらないもの、終わっているものの整理は完了しているため、気持ちも少し軽くなっているかもしれません。また、整理して残った自分のタスクの中に15分とかからずに終わるものがあるならば、この段階で片付けてしまいましょう。

じっくり自分のタスクに取り組む

この段階で細かいことは全て終わっているので、後はじっくりと時間のかかるタスクに取りかかればいいだけの状態になっています。その前に、もし他の人に依頼すべき仕事があれば、早めに依頼した方が相手に対しても親切ですし、依頼が早ければその分優先的に頼んだことをやってもらえるかもしれません。じっくりと取り組むべきタスクの間に先に述べたような細かいタスクが入り込むと、気が散ってしまって仕事に集中できないだけでなく、ミスや漏れなどが発生してしまうリスクも高くなってしまいます。しかし、細かいものをスッキリと片付けてしまうと、頭もスッキリしてやるべき事について集中できるので仕事の能率は確実にアップします。
タスクはなるべく細分化し、ゴールを細切れに設定することによって管理しやすくすることも忘れずに行っておきたい重要なポイントです。時には緊急の仕事が割り込むことがあるかもしれませんが、そのような時は柔軟に対応しながら優先順位を常に意識していきましょう。